中小企業(yè)內部控制的策略要領(lǐng)
我國的中小企業(yè)已經(jīng)成為支撐經(jīng)濟增長(cháng)、吸收就業(yè)人口、維護經(jīng)濟和社會(huì )穩定的重要力量,其作用和地位隨著(zhù)國有經(jīng)濟戰略性調整而日益突出。但是,中小企業(yè)的內控管理不容樂(lè )觀(guān)。大量的管理實(shí)踐證明:得控則強、失控則弱、無(wú)控則亂,因而內部控制成為衡量現代企業(yè)管理的重要標志。中小企業(yè)應從實(shí)際出發(fā),按照企業(yè)管理系統要求,實(shí)事求是地建立自我調整、檢查和制約的內控體系,并形成一個(gè)健全完整、運行靈活的控制網(wǎng)絡(luò )系統。這既是企業(yè)組織管理的客觀(guān)要求,也是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利運行和發(fā)展的根本保證。
內部控制是一個(gè)有機的系統,包括控制環(huán)境、控制目標、控制技術(shù)三方面的內容。因而,中小企業(yè)要加強內部控制,需要結合自身特點(diǎn),可考慮從以下三個(gè)方面著(zhù)手,優(yōu)化控制環(huán)境,明確控制目標,改善控制技術(shù),并在管理實(shí)踐中不斷完善內部控制系統,提高內部控制的效果。
1、優(yōu)化控制環(huán)境
一個(gè)企業(yè)的內部控制不可能在真空中進(jìn)行設計、執行和評價(jià),它必然受到組織結構、職工的勝任能力及忠誠度、分權與責任表達、預算與財務(wù)報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響??刂骗h(huán)境是對控制程序和控制技術(shù)的選擇及其有效性有著(zhù)重要影響的各種因素的總和,包括外部環(huán)境和內部環(huán)境兩大類(lèi),但外部環(huán)境超出了企業(yè)的控制能力,因而不能作為內部控制系統的組成部分。
內部環(huán)境主要包括三方面的因素:①企業(yè)管理層對內部控制的重視程度。他們是否強調和宣傳內部控制的性質(zhì)與重要性,是否認真組織和領(lǐng)導內部控制制度的設計工作,是否以身作則嚴格遵守控制制度的規定,是否采用了相應的管理政策與措施來(lái)保證制度的認真執行及科學(xué)評價(jià)等。
② 制度執行者的態(tài)度與素質(zhì)。執行內部控制的企業(yè)中層管理人員和企業(yè)廣大員工是否充分認識內部控制的重要性、各自工作崗位的重要性及對整個(gè)控制與管理的意義;各崗位、各環(huán)節的執行者,有無(wú)勝任本職工作的專(zhuān)業(yè)知識和專(zhuān)業(yè)技能,有無(wú)較強的工作責任心與誠實(shí)的態(tài)度。
③與企業(yè)性質(zhì)及規模相適應的管理宗旨、經(jīng)營(yíng)方式、組織機構、企業(yè)文化、外界協(xié)調策略等,它們相互聯(lián)系、相互制約、缺一不可。
因此,優(yōu)化控制環(huán)境,首要的是企業(yè)的管理者重視起來(lái)。中小企業(yè)的發(fā)展歷史比較短暫,許多企業(yè)所有者他們同時(shí)也是企業(yè)的主要管理者得益于短缺經(jīng)濟、寬松政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境,企業(yè)快速地成長(cháng)起來(lái),其效益主要是依靠政策、市場(chǎng)等外部環(huán)境獲得的,但他們管理企業(yè)的能力并沒(méi)有同步增長(cháng),還比較缺少苦煉內功的經(jīng)歷。
隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的深入發(fā)展、加入后形成的開(kāi)放式經(jīng)濟格局的逐步形成,中小企業(yè)在用活政策、抓住機遇的同時(shí),也要十分注意加強內部控制,提高經(jīng)營(yíng)效率,從管理要效益。其次,要培育遵守制度的企業(yè)文化?,F代社會(huì )是法治社會(huì ),現代企業(yè)也要成為法治企業(yè)。無(wú)論企業(yè)的董事長(cháng)、總經(jīng)理,還是最基層的企業(yè)員工,都應當對企業(yè)的規章制度嚴格遵守,以制度為標準檢驗經(jīng)營(yíng)管理的對錯和效果,發(fā)揮其保護、監督、制衡的作用。再次,要在企業(yè)內部形成勤于學(xué)習、善于學(xué)習的氛圍,努力建設學(xué)習型企業(yè)。實(shí)際而論,許多中小企業(yè)的管理尚處于原始階段,離現代企業(yè)的科學(xué)管理還有相當差距,應該拋棄個(gè)人經(jīng)驗主義的一些東西,以謙虛的態(tài)度,從大型企業(yè)、先進(jìn)同行那里學(xué)習管理中的好制度、好方法。同時(shí),還要善于從書(shū)本上學(xué)習現代企業(yè)管理的知識和方法,敏于觀(guān)察、勤于思考,總結和制訂適合自身管理和發(fā)展的內控制度、明確控制目標內部控制目標是內部控制所要實(shí)現的目的或收到的效果。目標的主要功能,一是提供一個(gè)中心點(diǎn),來(lái)分配組織資源和擬訂作業(yè)計劃
二是提供一個(gè)尺度,作為評價(jià)進(jìn)度與績(jì)效的指標。企業(yè)內部控制的目標與其經(jīng)營(yíng)目標緊密相關(guān),企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標一般包括:提供良好的產(chǎn)品與服務(wù),超越競爭對手,為員工提供合理的待遇,維持正常的發(fā)展,維持合理的投資報酬,重視社會(huì )整體利益等。內部控制的目標雖然有多種提法,但主要有維護資產(chǎn)安全、完整及有效使用,保證各種管理信息的存在、可靠與及時(shí)提供,盡量減少不必要的成本、費用以求盈利,保證下放的各種職責得到圓滿(mǎn)履行,提高各項作業(yè)的效益或效率,預防或查明錯誤和弊端,為管理政策的制訂尋找依據和履行各種法律義務(wù)。要實(shí)現上述內部控制目標,應確定單位內部每一管理階層所應達到的具體目標,進(jìn)行目標分解內部各階層應協(xié)調合作才能達到預定目標,因此有必要在各部門(mén)之間有效地分配資源將各作業(yè)目標與作業(yè)計劃傳達給有關(guān)負責人,使其了解本部門(mén)的工作職責誘導各部門(mén)主管盡可能以最精簡(jiǎn)、最有效的方法領(lǐng)導下屬維持各部門(mén)的平衡,促進(jìn)整體活動(dòng)的協(xié)調準確而適時(shí)地表?yè)P績(jì)效卓越的下屬,或批評績(jì)效不佳的下屬,并幫助其找出原因及解決辦法。明確控制目標,前提是科學(xué)地制定目標。依據企業(yè)戰略目標制訂公司年度計劃,并將其細分至相關(guān)部門(mén),確定產(chǎn)品技術(shù)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、成本、工資、費用、利潤、資金等各項部門(mén)子計劃,各部門(mén)再據以制定更詳細的目標,如銷(xiāo)售分解至片區落實(shí)到業(yè)務(wù)員、成本分解至生產(chǎn)工序落實(shí)到班組、費用包干至部門(mén)落實(shí)到項目等等。有了控制目標,企業(yè)的一切工作才能有的放矢。而更重要的,是必須在計劃的執行過(guò)程中強化控制目標的剛性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)總是處于動(dòng)態(tài)之中,實(shí)際的運行會(huì )與計劃有所偏差。一般來(lái)說(shuō),計劃的制訂者會(huì )根據以往經(jīng)驗和預測因素考慮一些彈性,使制訂的計劃在執行過(guò)程中更符合實(shí)際和切實(shí)可行。當實(shí)際工作沒(méi)有達到計劃目標時(shí),不能輕易容忍差距,而應認真分析執行過(guò)程,尋找原因。這樣堅持下去,一方面可以督促企業(yè)全體人員施展才干、各負其責,為完成總體計劃盡最大努力;另一方面也可以促進(jìn)制訂的控制目標更趨科學(xué)。
3、改善控制技術(shù)
內部控制技術(shù)是實(shí)現控制目標的手段,包括特定的政策、計劃、標準、人員以及組織與方法。中小企業(yè)為更好地實(shí)現其內部控制目標,可以從以下四個(gè)方面改善控制技術(shù)
① 建立健全與業(yè)務(wù)規模相適應的組織機構。企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務(wù)活動(dòng),必須設置相應的組織機構,行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設置組織機構時(shí),首先要根據自身特點(diǎn),按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設計不同的組織機構,不能面面俱到求得職能部門(mén)齊全,也不能因陋就簡(jiǎn)使得關(guān)鍵職能缺失,而應充分注意部門(mén)之間職能的科學(xué)劃分,做到簡(jiǎn)單、高效、協(xié)調,確??刂颇繕说膶?shí)現。要根據責、權、利相結合的原則,明確規定各職能機構的權限與責任,根據各職能機構的經(jīng)營(yíng)任務(wù)與特點(diǎn)劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據崗位的需要選擇合適的人才。要規定各層次主管人員不僅要履行自己的職責,而且要對其下屬進(jìn)行有效的監督和檢查,保證各層次目標的實(shí)現。組織結構要有利于上下級信息的溝通,避免機構重復,以最小費用取得最大效果.
② 根據崗位選擇合格的人才,不斷培養適合自身的人才。人力資源是企業(yè)的第一資源,企業(yè)設置的各個(gè)崗位,必須要有能履行其職責的人來(lái)勝任。造成中小企業(yè)的各種問(wèn)題的因素中,歸根結底是人才因素。目前,中小企業(yè)中關(guān)鍵崗位的人才還主要依靠外聘,要善于挑選能力突出、經(jīng)驗豐富、具有職業(yè)精神的高端人才為己所用,充分發(fā)揮其才智。此外,要著(zhù)手培養自己的人才,逐步建立適合自身特點(diǎn)的員工培訓體系,加強職業(yè)道德教育和技能技術(shù)教育,促進(jìn)本企業(yè)各類(lèi)人才的快速成長(cháng)。
③ 控制措施有效、到位。要以國家法律、法規及財經(jīng)紀律為準繩,對企業(yè)的經(jīng)濟活動(dòng)和其他管理活動(dòng)進(jìn)行組織、調節和制約,以利于對違法亂紀行為進(jìn)行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項管理信息的可靠性,如采取職責劃分、審查與核對等措施。為保護財產(chǎn)的完整和安全,要采取限制接近、雙重保護、突擊檢查與核對、盤(pán)點(diǎn)等措施。要建立成文的方針和職務(wù)說(shuō)明,保證控制的制度化、規范化與科學(xué)化。